ماذا يجب أن يتضمّنه عرض سعر الفعالية قبل أن توقّعه؟
أغلب الخلافات في تنفيذ الفعاليات لا تحدث بسبب سوء نية، بل بسبب عرض سعر ناقص. هذه قائمة تحقق تستخدمها قسم المشتريات أو مسؤول الفعالية قبل الاعتماد.
1. وصف الخدمة بالتفصيل لا بالعنوان
«ركن قهوة» ليست بنداً كافياً. البند الصحيح يذكر: نوع الجهاز، عدد الباريستا، الأصناف، عدد الحصص، ومدة التقديم. كل بند غامض يتحوّل إلى تكلفة إضافية أو نقص يوم التنفيذ.
2. الكميات ومعدّل التقديم
- عدد الحصص لكل ركن.
- معدّل التقديم في الساعة.
- ما الذي يحدث إذا نفدت الكمية — بند إضافي بسعر معروف مسبقاً أفضل من مفاجأة.
3. الوقت: تجهيز، تشغيل، فك
ثلاثة أوقات مختلفة يجب أن تُكتب صراحة: وقت وصول الطاقم، مدة التشغيل الفعلية، ووقت الفك والإخلاء. الساعات الإضافية بعد المدة المتفق عليها يجب أن يكون لها سعر مذكور.
4. المتطلبات التشغيلية على الجهة
العرض المحترف يذكر ما الذي تحتاجه أنت أن توفّره: مساحة كل ركن، الكهرباء المطلوبة (الأمبير)، مصدر المياه، تصاريح الدخول، ومواقف التحميل. غياب هذه البنود هو السبب الأول لتأخّر التجهيز.
5. الطاقم
- عدد الأفراد لكل ركن.
- الزي الموحّد.
- وجود مشرف موقع ومن هو نقطة التواصل يوم الفعالية.
6. المشمولات وغير المشمولات
يجب أن يحتوي العرض على قائمتين صريحتين. غير المشمولات الشائعة: النقل خارج المدينة، الديكور الإضافي، الطباعة المخصّصة، ساعات التشغيل الزائدة، والتأمين إن طُلب.
7. الشق المالي
- السعر قبل الضريبة والسعر بعدها بشكل منفصل.
- شروط الدفع ومراحله.
- مدة صلاحية العرض.
- سياسة الإلغاء والتأجيل ونسبها الزمنية.
8. الجانب النظامي
تأكد من وجود: الاسم النظامي للمزوّد، السجل التجاري، الرقم الضريبي، وإمكانية إصدار فاتورة رسمية والعمل بـأمر شراء. الجهات الحكومية وشبه الحكومية لا تعتمد بدون ذلك.
قاعدة عملية للمقارنة
لا تقارن الأسعار الإجمالية، قارن تكلفة الحصة الواحدة وتكلفة الساعة التشغيلية. العرض الأرخص إجمالاً قد يكون الأغلى بعد احتساب النواقص.
في لمّات نعمل بعقد مكتوب وأمر شراء وفاتورة رسمية، ونوفّر عقداً إطارياً للجهات ذات الطلبات المتكررة. تقدر تشوف جميع الخدمات بأسعارها المعروضة مسبقاً قبل ما تطلب العرض.
نموذج سريع لبند مكتوب بشكل صحيح
| ناقص | مكتمل |
|---|---|
| ركن قهوة | ركن قهوة مختصة، باريستا 2، 250 كوب، 4 ساعات تشغيل، وصول قبل الاستقبال بساعتين |
| مهرجة للأطفال | مهرجة واحدة، 3 ساعات، ألعاب ومسابقات + رسم على الوجه، حتى 30 طفلاً |
| نطيطة | نطيطة 5×5م، مشرف واحد، سعة 8 أطفال بنفس الوقت، كهرباء 16 أمبير |
أسئلة شائعة
كم مدة صلاحية عرض السعر عادةً؟
بين 7 و15 يوماً في أغلب عروض الفعاليات، وتقصر في المواسم المزدحمة.
هل يلزم عقد لكل فعالية؟
للفعاليات المتكررة الأفضل عقد إطاري واحد، ثم أمر شراء لكل فعالية بالبنود والتاريخ.
كيف أقارن بين عرضين مختلفين في البنود؟
وحّد البنود أولاً (نفس المدة والكمية والطاقم) ثم قارن تكلفة الحصة أو الساعة.
اقرأ أيضاً
من أعمالنا
شوف فعاليات نفّذناها فعلاً — استقبال وضيافة الفعاليات وأكثر
10 فعاليات و42 صورة من مناسبات نفّذتها لمّات للشركات والجهات في المملكة.
